Os conceitos de sistema proporcionam uma série de raciocínios que levam a compreensão de complexidades da empresa moderna como um todo.
Os conceitos e aplicações de um sistema desenvolveram-se depois da Segunda Guerra Mundial; passa-se então a ouvir e falar de sistemas de defesa, sistemas hidráulicos, sistemas econômicos, etc.
Esse período foi apenas o de “análise”, hoje podemos perceber que estudos ainda existem mais, já possuímos inúmeros sistemas e, diferentes formas de serem operados.
Considerando os vários tipos de sistema existentes Kenneth Boulding preparou uma classificação:
1- O primeiro nível é o da estrutura estática.
2- Este é o nível é o do sistema dinâmico simples, com movimentos predominantes e necessários.
3- O sistema dos mecanismos de controle é auto-regulável na manutenção do equilíbrio.
4- Este nível é o da estrutura do “sistema aberto”, ou que se mantém sozinho, é o nível onde se diferencia a vida de não-vida.
5- Este nível é chamado de genético-social resume-se em plantas.
6- O nível animal caracteriza-se pela mobilidade.
7- Este nível pertence ao humano, isto é, aquele que vê o ser humano, individualmente capaz de utilizar a linguagem e símbolos.
8- Já o sistema social tem base na organização humana, no qual se sabe o que são valores, imagens, sentidos, etc.
9- Por fim os sistemas transcendentais são supremos e absolutos.
Percebemos que os três primeiros podem ser classificados como físicos ou mecânicos, o quarto, quinto e o sexto dizem respeito aos sistemas biológicos, botânicos e zoológicos; á os últimos três relacionam-se com os sistemas humanos e sociais.
Conceito de Sistema
Um sistema é uma rede de componentes interdependentes que trabalhem em conjunto para tentar realizar o objetivo do sistema. Um sistema deve ter um objetivo, sem um objetivo, não existe um sistema; o objetivo do sistema deve ser claro para qualquer pessoa entender. A administração de um sistema exige conhecimento de inter relação de todos os componentes e das pessoas que nele trabalham.
Componentes Básicos
Objetivos: referem-se tanto ao usuário como ao sistema, o objetivo é a razão e finalidade para qual ele foi criado.
Entradas: é tudo aquilo que o sistema necessita como material de operação e é obtido no ambiente no qual interage.
Processo de transformação: é definido como função, que possibilita a transformação de uma entrada em um produto, serviço ou resultado.
Saídas: são o resultado do processos de transformação das entradas é o produto final que, será colocado no meio do ambiente em que o sistema se insere.
Retroalimentação: pode ser considerada como a reintrodução de uma saída sob a forma de informação, ela é um instrumento de controle.
Ambiente: é onde o sistema está inserido, é onde provêm as entradas, é onde o sistema lança suas saídas.
Subsistemas: todo sistema possui partes menores denominadas subsistemas.
A empresa como um sistema
Concluímos após os fatos estudados, entendemos que caráter sistêmico e empresa sistêmica, são diferentes, mas uma afeta o outro.
Sistemas empresariais são complexos de recursos humanos e materiais.
O objetivo precede os sistema organizacional e aqueles que nele trabalham. Os trabalhadores podem não ser a origem do objetivo, pois como saber que tipo de trabalhadores escolher? É uma obrigação da liderança patrocinar e energizar a determinação da meta. O enfoque desta tarefa pode estar em uma pessoa ou em grupo. Qualquer que seja o ponto de origem deve haver, evitada organização, em sentido de concordância a respeito do objetivo.
Operações e Hierarquias dos sistemas
Operam por subsistemas: compras, estoques, suprimentos, produções, vendas, faturamento, cobrança, controle, e outros. Essa dependência recíproca faz-se caracterizar-se um sistema.
A articulação das atribuições é chamada de sistemas de gestões administrativas.
Entendemos como hierarquia um departamento (subsistema) depende de uma informação de mercado (super sistema) a satisfazer os desejos da empresas (sistema).
Administração de um sistema
Consiste em direcionar os esforços em prol de evitar o fracasso da instituição. É necessário imaginação e senso de direção. A administração e os líderes ainda têm outra tarefa, governar. A preparação para o futuro inclui a aprendizagem em longo prazo de funcionários, e inclui também um exame constante do ambiente (técnico, social e econômico) para perceber as necessidades de inovação. Questione-se sempre que puder:
Que tipo de empresa seremos dentro de cinco anos? Dentro de dez anos? Será que estaremos voltados para os mesmos produtos?
FILOSOFIA SISTÊMICA NA EMPRESA X ESTRATÉGIA SISTÊMICA DA EMPRESA.
Quando se diz que uma empresa tem uma determinada filosofia, indicamos um grupo de dirigentes, composto por superintendentes, proprietários, conselheiros e semelhantes estabelece determinadas diretivas à missão final da empresa em relação ao assunto enfocado sendo estável na sua forma e perante o seu conteúdo.
A diferença entre filosofia e a estratégia sistêmica é que esta ultima pode ser emitida pelos principais executivos, que determinam os princípios básicos da empresa.
As três principais definições que se enquadram e servem de base para este item são: sistema , empresa e organização.
Sistema é um conjunto de elementos que atuam de forma integrada e inter-relacionada, com função definida para que os objetivos, metas e projetos sejam alcançados.
Empresa é o conjunto de elementos atuando d forma orgânica para alcance dos objetivos, metas e projetos estabelecidos.
Organização é o conjunto de elementos ordenados por atividades, autoridades, responsabilidades e relações estruturadas organicamente para cumprir os objetivos, metas e projetos estabelecidos.
Empresa é o conjunto, uma estrutura, uma composição de elementos integrados por recursos humanos e materiais, que por processo interativos e integrados dentro de sistemas administrativos e empresariais, agem em atividades hierárquicas, com determinadas responsabilidades e autoridades compondo a organização.
Resultado de tudo isso é o encontro de dois fatores, o fator estrutural que é relacionado com os recursos humanos e materiais (atividades, responsabilidades, autoridades, etc.).
E o fator operacional ou funcional que está relacionado com o estabelecimento de padrões e parâmetros de comportamento e avaliação, e deve ser seguido ou obtido pela estrutura de recursos humanos e materiais estabelecidos.
ESTRATÉGIA EMPRESARIAL X ESTRATÉGIA DE INFORMAÇÃO
Estratégia empresarial é representada por:
Objetivos que é o sustentáculo necessário para a consecução da missão de uma empresa, devendo possuir total compatibilidade com esta. É um alvo especifico que a empresa pretende atingir em um determinado período de tempo.
Metas que está relacionada com as áreas funcionais, e deve ser atingias com a finalidade de alcançar os objetivos da empresa, tem que ser a curto prazo definido e mensurado que uma área de negocio deseja atingir.
E os fatores críticos de sucesso que devem, fundamentalmente, ocorrer em sua plenitude para atingir as metas do negocio.
Para representar a estratégia empresarial de modo organizado e lógico usamos o seguinte esquema:
Notamos que a missão esta suportada por um ou vários objetivos, um objetivo está suportado por uma ou várias metas e uma meta esta suportada por um fator critico de sucesso.
A estratégia de informação é representada por meios de necessidades de informação que é a informação necessária para monitorar ou atingir cada fator critico de sucesso ou pelos processos que é uma serie de ações repetitivas e bem definidas em termos de entrada, transformação e sidas de informações, e possui um inicio e um fim muito bem definido.
DIAGRAMA DE PROCESSOS
Um diagrama de processos tem por finalidade definir delimitar um conjunto de atividades que recebe as informações, trata essas informações e libera , atendendo aos fatores críticos de sucesso.
A partir de conjuntos de processos identificam-se sistemas de informação, que deveram suportar esses processos e atender aos fatores críticos de sucesso e suprir a estratégia empresarial com necessidades de informações.
Após definir e identificar sistemas de informações e banco de dados, estamos automaticamente associando aos processos e às necessidades de informações, garantindo suporte à Estratégia de Negócios com informações, garantindo o suporte a Informações automatizadas. Assim sabemos como assegurar que os sistemas de informações suportam a estratégia empresarial e como podemos identificar os impactos nos sistemas de informações quando ocorrem alterações na estratégia empresarial.
Sistemas de Informação
Processo pelo qual as informações percorrem a estruturar formal é um conjunto de normas e procedimentos que objetivam transmitir; através de um meio qualquer, informações entre pessoas ou órgãos; visa captar o que acontece na organização, apresentando de forma sucinta, a cada nível, o que lhe cabe, e tendo por objetivo dar subsídio ao processo decisório; é representado pelo conjunto de relatórios normalmente produzido por um departamento de informática eu administra os recursos de processamento de dados capazes de receber os dados capazes de receber os dados das várias áreas da empresa e transformá-los em informações úteis para gerência.
São relatórios de contabilidade, venda estatística, etc., distribuídos periodicamente na empresa, para que as pessoas que deles fazem uso tomem conhecimento dos fatos acontecidos ou que estão para acontecer.
A Era dos Sistemas de Informação
Na década de 1970, com os principais processos administrativos e contábeis já automatizados, o foco da informática se voltou para o desenho e para a montagem de sistemas de relatórios que atendessem às necessidades de informações dos diversos níveis gerenciais da empresa, mas esses esforços fracassaram por dois motivos limitações tecnológicas e a equiparação equivocada de informação com dados. Devemos distinguir dados de informação.
Dado: é qualquer elemento identificado em sua forma bruta que por si só não conduz a uma compreensão de determinado fato ou situação.
Portanto, o executivo deve obter o conhecimento a partir do dado transformado, o que lhe propicia um processo dinâmico ou elemento de ação.
Informação: é o dado trabalhado que permite ao executivo tomar decisões.
A informação seria o resultado da análise desses dados, ou seja, capacidade de produção, custo de venda de produto, produtividade de funcionários, etc. Essas informações, ao serem utilizadas pelos executivos, podem afetar ou modificar o comportamento existente na empresa, bem como o relacionamento entre as suas várias unidades organizacionais.
O propósito básico da informação é o de habilitar a empresa a alcançar seus objetivos pelo uso eficiente dos recursos disponíveis. Nesse sentido, a teoria da informação considera os problemas e as adequações do seu uso eficiente, eficaz e efetivo pelos executivos da empresa.
A eficiência na utilização do recurso informação é medida pela relação do custo para obtê-la e o valor do benefício derivado do seu uso. Os custos associados com a produção da informação são aqueles envolvidos na coleta, processamento e distribuição.
Nessa mesma década ainda continuava sendo a era do processamento de dados (anterior á dos sistemas de informação) – equipamentos grandes, caros e inflexíveis que geravam imensos volumes de dados tipicamente históricos, detalhados e baseados na contabilidade. Esses dados atendiam a poucas necessidades gerenciais; por exemplo, como os relatórios costumavam chegar atrasados, seu valor para a identificação de movimentos da concorrência ou problemas e oportunidades de mercado era diminuto, já que não permitiam reações imediatas. Pouco a pouco, as transformações tecnológicas passaram a abrir novas opções de movimentos para transformação de dados em informações, e para a adequação dos sistemas às necessidades efetivas do grupo gerencial e executivo das empresas.
Sistemas de informações nas organizações
Entendemos que mediante as observações de Vaz, a informação é papel determinante na administração de empresas e países, tendo como aliada, a informatização, possibilitando independência, e obtenção de lucros.
Antigamente as relações comerciais eram mais simples, dado ao fato de que a oferta–procura era substancial mente suprida, porém na medida em que os meios de transporte e comunicação foram se desenvolvendo, foi necessário a produção de produtos em maior escala, devido à abertura de mercado, dando origem a industrialização.
Em meados dos últimos anos as empresas deixavam de pensar só na produção e passaram a pensar nas expectativas do cliente.
O objetivo do sistema de informação é fazer com que os profissionais de uma empresa, obtenha sempre a informação correta, a fim de otimizar sempre em larga escala suas atividades.
Segundo Vieira existem 5 níveis informacionais, sendo eles:
Informação armazenada conforme complicada, definição dos padrões de informação que necessita através de relatório de tela.
Análise das informações, filtrando apenas a informação e conteúdos importantes, as simulações de informações, e gestão de pessoas fontes de informação e tecnologias.
Contrariamente a Taylor, o modelo atual de administração pensa que todos devem trabalhar usando inteligência, utilizando-se dos atributos de benefícios citados anteriormente.
Um fator preponderante para se trabalhar com a informação e como o tempo que demora a usá-la, pois com a freqüente mudança rápida e constante nas grandes empresas, essas informações acabam se tornando voláteis.
E necessário que a aplicação da informática seja feita com o dado correto a ser armazenado, bem como toda a sua operacionalidade. A informação e a informática só poderão ser usadas em benefício, caso hajam pessoas qualificadas para gerar um conhecimento que possa ser usado como conhecimento institucional.
A definição ou exemplo pode ser explanada pó um executivo com experiência que desliga-se de uma empresa. Se a empresa dispõe de informações eficazes deste profissional, elimina o risco de complicações, pois dispõe de informações informatizadas, o que demonstra o pensamento organizacional, e focado no individuo.
Mediante aos fatos expostos, podemos concluir que quanto mais eficaz e bem elaborado for um sistema de informação, maior será o sucesso da organização como estrutura administrativa, tratando e gerando informações em prol da instituição e trazendo excelência aos colaboradores envolvidos.