Autoria: João Carlos
Eventos Hotelaria
Modelo de Briefing – Check List – Custos – Cronograma
Modelo de Briefing
Cliente:______
Fone de contato: _____
Objetivo: _______________
Tipo de evento: _______________
Estilo (traje): _____________
Público-alvo: ____________
Verba disponível: _________
Título/ Subtítulo do evento: ______
Data do evento: ____Local: ___ Horário: ___
Idioma oficial: _____
Programação: _____
Decoração: ______
Serviço de A&B (tanto para participantes quanto a equipe de apoio): __
Serviço de brindes aos participantes e/ou convidados: ____
Seleção das pessoas à serem convidadas: _____
Número de convidados (homens, mulheres, crianças): __
Convites (Formato, quantidade, serviços gráficos e data para expedição): ___
Pessoal de apoio para o dia do evento:
-Seguranças
-Manobristas
-Recepcionistas
-Tradutores
–Mestre de cerimônias
–Equipe de foto/filmagem
-Limpeza
–Serviço médico
– Animação (infantil, bandas, etc)
Equipamento de som: _____
Elaboração do roteiro/script do evento: ___
Locação de materiai para decoração ou buffet: ______
Divulgação do evento: ______
Programação visual do evento (logotipo e material refletindo o objetivo do evento): __
Sinalização:______
Traslados/Acomodações/Recepção dos participantes e convidados de outros Estados/Países:__
Atividades sociais: __
Atividades turísticas: __
Legislação/Seguros: __
Definir equipe de trabalho (nomear coordenadores para cada área, tanto para atuar na elaboração quanto na execução do evento): __________________
Observações: _______
Este é um briefing que pode ser utilizado pela equipe organizadora, tanto como um documento sobre o evento que está organizando quanto como um suporte para suas reuniões, pois, a cada uma delas podem aparecer itens que ainda não foram providenciados. Além disso, pode ser feito um briefing mais detalhado, com especificações e sugestões de decoração, cardápio, animação, para que o cliente monte o seu evento ao lado do organizador, sendo que o mesmo dará dicas e explanará melhor como aproveitar a verba disponível. Caso este seja confeccionado, o briefing deverá conter a assinatura do cliente e do organizador para que não crie problemas futuros, em caso de aprovação do evento.
Para facilitar o trabalho da equipe que trabalhará na organização, bem como do coordenador, o check list é imprescindível em todas as reuniões, desde a concepção do evento até o dia da sua realização. Poderá ser confeccionado como uma lista e ainda conter a data para a qual está agendada tal procedimento, para poder haver um controle se foi cumprido na data ou não. Encontramos um check list simples para qualquer tipo de evento:
Modelo de Check List
1-Preparo de correspondênciasgerais
-circulares
–malas diretas
-programa
– convites
– impresso
–ofícios/convites/credenciais autorizados e palestrantes)
– contratos com fornecedores
2-Preparo de correspondênciasespeciais
–Chefe de Cerimonial
–Banda da Polícia Militar
-DSV
-Detran
-Cemar
– Outros órgãos públicos
3 – Material aos participantes
-brindes
-pastas
– blocos
– canetas
– crachá
4- Material Gráfico
–fichas de inscrição
– folhetos
–papel e envelopes timbrados
– programa (oficial e social)
– certificado de participação
– mapas de localização
– convites
– adesivos
– cartões para a mesa de trabalho (prisma)
5 – Material para imprensa
– press release
– press kit
– fotos
6 – Hotel
– cartões de boas-vindas
– serviço informativo/recepção
– serviço de turismo (city tour)
– relação de telefones úteis
– relação de locais de compra
– revistas
– jornais/diários
– frutas/flores
– sala de reunião (horários de entrada e saída)
– equipamentos disponíveis
7 – Programação visual
Placas de sinalização para:
– local do evento
– hotéis
– aeroportos
– áreas externas
– letreiros de identificação
– faixas
– painéis fotográficos
8 – Serviços turísticos
– transporte
– passagens aéreas
– hospedagem
– programa social
– elaboração de tours
– receptivo nos aeroportos
9 – Outros
– orquestras
– bandas
– shows
– correio
– entrega protocolada
– locação de veículos
– exposição paralela
– seguro
– assistência médica
– rádio táxi
– lazer programado
– acordos de co – patrocinadores
10 – Recursos Físicos
Local para:
– jantar/almoço
– coquetel
– cofee break
– imprensa
– sala vip
– secretaria geral
– informações
– pronto socorro
– estacionamento
– pessoal de manutenção
– pessoal de limpeza
– instalações sanitárias
– pessoal de apoio
– copa/cozinha
– banco
– reuniões
– câmbio
Recursos Humanos
a) Coordenadores de área
b) Recepcionistas
– secretaria
– balcão de informações
– sala vip
– plenário
– salas para palestras
– cerimonial
– imprensa
– sala de diretoria
c) Tradutores
d) Intérpretes
e) Comitê de recepção
f) Assessor de imprensa
g) Operadores de som/luz
h) Médico/enfermaria
i) Pessoal de copa
j) Pessoal de limpeza
k) Pessoal de segurança
l) Manobristas
m) Office-boy
n) Fotógrafo
o) Operador de vídeo
p) Pessoal de manutenção
q) Maitres/garçons/copeiras
r) Mestre de cerimônia
s) Motorista
t) Montagem de stands
12 – Recursos Materiais
Equipamento e materiais
Para projeção:
– slides
– retroprojetor
– telão
– filmes
– data show
– vídeo cassete
– telas
Para sonorização:
– microfones
– amplificadores
– aparelho de som
– gravadores
– fitas de música ambiente
– fitas para gravação
Para secretaria:
– computador
– xerox
– off-set
– fax
– telefone
– giz
– apagador
– pincel atômico
– folhas para transparência
– canetas para retroprojetor
– canetas
– blocos
– borracha
– durex
– fita adesiva/dupla face
– régua
– tesoura
– prisma
– clips
– grampeador
– furador
– cola
Outros:
– lousa
– flip chart
– mastros
– bandeiras/banners/faixas
– stands
– palanque
– passarela
– palco
– material de copa
13 – Local para alimentação:
– disposição das mesas
– decoração
– sonorização
– pontos de luz
– pontos de água
– sinalização/ iluminação
– ar condicionado
– ventiladores
– tablado
– música ambiente
Este é um modelo simples de check list que serve para qualquer tipo de evento e pode ser modificado de acordo com as necessidades da equipe organizadora.
Juntamente com o briefing e o check list é necessário também se confeccionar um cronograma de tarefas, onde serão definidos os responsáveis, suas responsabilidades, datas e situações. É necessário ter uma divisão de equipes que irão cuidar dos seguintes itens:
– Infra-estrutura física;
– Logístico: equipamentos e materiais
– Pessoal: serviços terceirizados e fornecedores
– Serviços externos
Referências Bibliográficas
MARTINS, Ana Maria Santana. Apostila sobre o curso Gestão de Eventos e Cerimonial. São Paulo, 2000
Custos
Quando se pensa em organizar um evento, além de montarmos o briefing e o check list, temos de elaborar o custo deste evento. O autor ANDRADE (1999, pág 104), aborda em seu livro uma maneira objetiva de como se calcular o custo de um evento nos mostrando um modelo de check list que pode ser aplicado em qualquer evento, sendo importante salientar a existência de pelo menos um responsável para confeccionar e controlar esta planilha:
Modelo simples de estimativa de custos:
A – Descrição do evento:
1 – Denominação
2 – Natureza
3 – Data
4 – Local
5 – Entidade promotora
6 – Estimativa de participantes
7 – Público-alvo
B – Custos:
1 – Locação da área
20% em __/__/__ US$_____
40% em __/__/__ US$_____
40% em __/__/__ US$_____
Total US$_____
2 – Decoração
Projeto US$_____
Paisagismo US$_____
Locação de móveis US$_____
Mão-de-obra US$_____
3 – Promoção (espetáculo/atração)
Contratos US$_____
Serviços de terceiros US$_____
Despesas gerais US$_____
4 – Despesas com pessoal
Técnicos US$_____
Recepcionistas US$_____
Secretaria US$_____
Representação US$_____
5 – Locomoção
Transporte US$_____
Hospedagem US$_____
Refeições US$_____
Material US$_____
C – Fontes de Recursos:
Patrocínios US$_____
Doações US$_____
Vendas de entradas US$_____
Este é apenas um modelo simples de estimativa de custos, sendo que o mesmo pode ser alterado de acordo com as necessidades de cada evento, por exemplo, se o evento for acompanhado de um coquetel, terá de ser anexado à este modelo os custos com fornecedores de alimentos e bebidas.
Outro modelo que exemplifica a relação custo/benefício de um evento de uma forma bem simplificada e prática:
A organização de um evento – dependendo do seu tipo – poderá gerar receitas próprias, além de verba alocada pelo cliente, que irão contribuir com a sua implantação, tais como:
Elementos da receita:
Patrocínios + venda de espaços (estandes ou espaços publicitários) + venda de produtos promocionais (camisetas, chaveiros) + venda de ingressos/ inscrições = receita do evento + apoio/permuta = receita final do evento
Despesas do evento:
Custo do profissional organizador/empresa contratada + custo financeiro (custo do dinheiro parado, quando o cliente desembolsar uma verba antecipada, para pagamentos que assim o exijam contratualmente) + custo administrativo (logístico+pessoal+externo) + tributos e taxas + comissões (valor pago a profissionais sobre venda de estandes, espaços publicitários e outros) + custo real (custo sem o percentual de lucro) + lucro = preço de venda/despesas
Depois de definido o preço de venda/despesas poderá ser dividido as cotas de patrocínio e preço de inscrições.
Para que o evento obtenha um resultado final satisfatório, a receita final deve ser superior ao custo final do evento = lucro.
Se a receita final for igual ao custo final = ponto de equilíbrio – nem lucro, nem prejuízo.
Se a receita final for inferior ao custo final = prejuízo. (MEIRELLES, 1999, p. 201-206)
Referências bibliográficas
ANDRADE, Renato Brenol. Manual de eventos. Caxias do Sul: Educs, 1999.
MEIRELLES, Gilda Fleury. Tudo sobre eventos. São Paulo: STS, 1999.
Modelo de Cronograma Simplificado
Segue o Cronograma de Subcomissões de Grandes Eventos, segundo CESCA (1997, p. 47).
Evento:_______________
Data:_________________
Local:________________
Responsável pela subcomissão:___
Já com as equipes subdivididas e responsáveis por determinadas tarefas, é necessário observar detalhes importantes, principalmente no que diz respeito à contratação de prestadores de serviços e fornecedores. A primeira delas é sempre conhecer mais de um fornecedor, visitar suas instalações, conferir de perto a qualidade do seu trabalho e sempre, por maior confiança que se tenha, fazer um contrato de prestação de serviços, para evitar maiores preocupações. Outro fator é quanto ao pessoal de apoio (recepcionistas, mestre de cerimônias, seguranças) para o dia do evento, observar se estão de acordo para o tipo de evento, postura, profissionalismo e aparência são itens que devem ser observados, e se possível, avaliar o trabalho em outro evento, antes de contratá-los.
A parte de alimentação, também, é um fator importante, pois, tomar cuidado com quem fornece, conhecer a qualidade do produto, fazer um contrato, principalmente pelo fato de alguns buffets cumprirem à risca a quantidade de alimentos por pessoa, correndo o risco de ultrapassar o número firmado, limitar mais a passagem dos alimentos, dando uma impressão de escassez e o constrangimento dos convidados.
O autor ANDRADE (1999, p. 114) traz mais detalhes que tem de ser observados quanto à gastronomia e sua importância:
A gastronomia em eventos é importante para promotores e/ou organizadores, porque é um componente do conjunto que constrói e mantém marcas fortes, ajuda na obtenção de diferenciais e é um suporte valioso para a agregação de valor.
astronomia em evento inicia com a parceria com fornecedores de reconhecida qualidade. Nunca se deve esquecer de que os freqüentadores de um evento, ao final, são um consumidores como qualquer outro: ele deseja Serviço (perfeito desenvolvimento do tema proposto); ele deseja Preço e ele deseja Recompensa (entre estas, os elementos gastronômicos, quando incluídos no programa, têm muito realce).
Contudo, existem algumas dicas que podem ser úteis para os responsáveis pela gastronomia em eventos, levantadas pela técnica Ione Teichman:
Evitar a repetição de cardápios e de locais, porque, de acordo com periodicidade e público, vai acontecer a monotonia da rotina;
Evitar alimentos que deixem odor forte na boca ou que deixem resíduos entre dentes;
Evitar alimentos que exijam “técnica”para ingestão, afastando constrangimentos e possibilitando melhor comunicação entre comensais;
Inserir o momento gastronômico adequadamente na programação geral:
Considerar necessidade de deslocamento, antes e após, entre o local do momento gastronômico e os locais onde se desenvolvem as atividades do evento;
Evitar coquetel após longo tempo sem ingestão de alimentos
Por exemplo: marcar coquetel como encerramento de uma conferência que começa às 14 horas e se estende até às 18 horas;
Evitar alimentos de difícil digestão em intervalos para almoço (geralmente pouco tempo). No reinício dos trabalhos há grande probabilidade de sonolência;
Escolher cardápio e serviço adequados ao período de intervalo;
Escolher cardápio que possa “esperar pelo comensal”
Em alguns casos, a própria gastronomia é o evento. Então, os cuidados devem ser redobrados, a fim de que se possa criar um diferencial que irá permitir tornar-se o evento gastronômico uma atração periódica.
Referências bibliográficas
ANDRADE, Renato Brenol. Manual de eventos. Caxias do Sul: Educs, 1999.
CESCA, Cleuza G. Gimenes. Organização de eventos. São Paulo: Summus, 1997.