Autor: Vanessa Araujo
O turismo de eventos tem se transformado em um negócio dos mais atraentes na conjuntura atual, sob todos os pontos de vista, tanto financeiro, quanto econômico e social. Este é um segmento importante para o setor hoteleiro, pois, traz o tipo de visitante que mais gasta no hotel. Além disso, propicia um fluxo espontâneo de turistas no período de baixa e média estação e regulariza o fluxo e ativa os setores produtivos. O evento ao se desenvolver e distribuir os fluxos turísticos estará cumprindo o papel econômico do turismo, aumentando o número de ocupação nos meios de transporte, diminuindo a ociosidade dos meios de hospedagem, movimentando restaurantes entre outros seguimentos associados ao turismo. Cada evento se distingue por suas características particulares e finalidades diferenciadas buscando alguns o campo cultural, outros o campo social ou econômico. Os eventos podem ser classificados como: congressos, feiras, exposições, convenções, simpósios, seminários, workshops, etc… O evento é um ótimo veículo de promoção da região, decorrendo daí a responsabilidade de possuir uma oferta adequada.
Organizar, planejar e administrar o departamento de eventos de um hotel requer vários e importantes cuidados. Deslocando-se um grande número de profissionais, os eventos dinamizam economicamente tanto o hotel quanto à cidade onde este se encontra. O Brasil é um dos países que mais cediam eventos internacionais, principalmente a cidade de São Paulo. Segundo perfil da demanda turística realizado pela Embratur no ano de 2000, das pessoas que visitaram o país no período 23% vieram para eventos; dos 15,1 milhões de pessoas que participaram de feiras ou convenções neste ano, 4,2 milhões eram turistas. Em 1998 a cidade de São Paulo apareceu pela 1ª vez no ranking mundial das sedes de eventos internacionais em 21º lugar. (fonte: SPCVB/ 2001). São 73.566 eventos nos espaços com capacidade superior a 50 pessoas, significando dizer que se computando os espaços menores o número anual de eventos deve ser muito maior. No ano passado o turismo de eventos em São Paulo gerou negócios no valor de 2,6 bilhões de reais (SPC&VB/ 2001). Para de ter uma idéia, o turismo de negócios de São Paulo cresce 7% ao ano em relação ao de lazer; São Paulo aparece em 27º lugar no ranking mundial de feiras e congressos e das feiras e eventos brasileiros, 68% acorrem na cidade de São Paulo.
A Bahia também tem um pólo de eventos bastante significativos. O aumento no volume de visitantes, através do Centro de Convenções da Bahia, tem reduzido a sazonalidade turística, com isso, está ampliando a oferta de serviços, a arrecadação tributária e a capacidade de investimento público. Isto gera mais investimento privado e acaba aumentando a oferta de empregos na cidade. A captação de eventos como congressos, convenções, seminários e feiras são uma outra estratégia para aumentar o fluxo de turistas nas cidades da Bahia. Agora, além do Salvador, o estado dispõe de duas outras cidades que podem abrigar eventos: Porto Seguro e Ilhéus. As fundações, de direito privado e sem fins lucrativos, já estão trabalhando na captação de eventos que serão realizados nos modernos Centros de Convenções das duas cidades.
Porto Seguro direcionou suas atividades para a captação de mantenedores da fundação, já agendou dois eventos de grande porte: O Congresso Melhoramento de Plantas, para o ano que vem e o Congresso Norte/Nordeste de Queimaduras, para 2004. A previsão é de que os dois congressos levem a Porto Seguro quase mil participantes. O Centro Cultural e de Eventos do Descobrimento de Porto Seguro é considerado o mais moderno centros de convenções do país. Em um ano de atividade, este centro sediou 19 eventos, entre congressos, assembléias, fóruns, convenções, jornadas, exposições, seminários, entrega de prêmios e treinamentos, com pouco mais de 25.300 participantes. Cinco eventos já estão programados ainda para este ano, um para 2003 e outro para 2004, esses últimos captados pelo Convention Bureau, em apenas três meses instituído em Porto Seguro.
Ilhéus, no litoral sul da Bahia, possui todos os pré-requisitos para sediar qualquer tipo de evento, como aeroporto internacional, porto, parque hoteleiro de padrão internacional com 7.400 leitos e um Centro de Convenções, considerado. O Ilhéus Convention Bureau também tem como função o desenvolvimento do segmento de turismo de eventos (convenções, congressos e feiras) na cidade e em toda a Costa do Cacau. Esta tem como finalidade principal à captação de eventos de todas as suas formas e espécies, principalmente os de natureza técnica, cultural, desportiva e científica, com o objetivo de atrair e aumentar o fluxo de visitantes para os municípios de Ilhéus, Canavieiras, Una, Itacaré, Itabuna, Uruçuca, Olivença e outros.
Sendo que há uma grande expectativa de expansão desse segmento, o empresário hoteleiro deve estar familiarizado com a complexidade organizacional de um evento e as possibilidades de lucrar com ele. Na medida em que a realização de um evento chega a movimentar um exército de profissionais na sua viabilização, fica clara a sua importância na dinamização econômica, tão almejada por inúmeras cidades. Os prestadores de serviços, permanentemente, têm suas atenções voltadas para os calendários divulgados por empresas e associações promotores de eventos. Isto porque a realização de um evento, via de regra, significa a chegada de pessoas das mais diversas partes do país e do mundo, pessoas que necessitarão de transporte, recepção, hospedagem, alimentação, diversão, etc…
A organização de um evento obedece, normalmente, três etapas:
Pré-Evento: estende-se desde o momento em que é tomada a decisão de se realizar o evento, até o dia que antecede o inicia do mesmo. E nesta fase que a entidade promotora contará com a assessoria de uma empresa que organiza eventos, para tomar decisões com respeito à data e local do acontecimento, bem como estruturar todos os serviços de divulgação, inscrição, recepção, hospedagem, alimentação, transporte e lazer, que serão colocados à disposição dos participantes.
Evento: fase que abrange o desenrolar do evento em si, onde todos os serviços que foram planejados e contratados, na fase anterior, serão testados. Desde a eficiência em transportar o participante do terminal de transportes, até o hotel onde se hospedará, finalizando com as normas de cerimonial devidas à autoridade que encerrará o evento.
Pós-Evento: no nosso entender, esta é a fase mais importante de todo o processo, pois é quando se fará a análise crítica do evento, verificando-se o grau de satisfação do participante, a eficiência e eficácia dos serviços prestados e os resultados obtidos com o empreendimento. Para finalizar, daremos um enfoque nas empresas da área turística, que se envolvem no processo organizacional de um evento.
O turismo de eventos é um negócio milionário e que requer muitos cuidados, e deve gerar hospedagens e uso de serviços do hotel. O trabalho do colaborador da área de eventos é vender produtos e serviços com conhecimento, habilidade, esforço, competência e criatividade tentando satisfazer as necessidades do cliente. É válido reforçar que o cliente é a principal razão da existência de qualquer empresa, portanto, é o foco do trabalho a ser desenvolvido. Alguns aspectos fundamentais para um bom evento devem ser observados:
Atividades diárias e vendas de produtos e serviços – os colaboradores do departamento de eventos de um hotel devem ter conhecimento profundo de todos os produtos e serviços oferecidos ao cliente. Devem falar a mesma língua em relação a preços, orçamentos, descontos, ofertas, concessões, etc… Precisam conhecer a política e a estrutura da empresa, prestando atendimento com um padrão que satisfaça a expectativa do cliente.
Atendimento direto ou ao telefone – o cliente que procura o departamento de eventos nem sempre sabe o que realmente quer. É preciso que os profissionais tenham calma, paciência, conhecimento, habilidade, entre outras qualidades, para atende-lo. Todas as informações e opções de serviços devem ser colocadas com clareza e exatidão. Um bom vendedor sabe captar as necessidades e preferências do cliente.
Tempo é dinheiro – trabalhar com eficiência significa adiantar tarefas, adivinhar o pensamento da pessoa, saber o que ela quer antes mesmo dela se manifestar. Para obter sucesso o profissional de eventos deve enviar os orçamentos e propostas dentro de um prazo mínimo, se possível antes da data ou horário prometido, demonstrando interesse e eficiência.
Clareza e Objetividade – os orçamentos e contratos enviados ao cliente devem ser claros e objetivos no seu conteúdo, sem se esquecer dos detalhes e acertos preestabelecidos. Uma falha e tudo pode sair errado, gerando reclamações e insatisfações. É bom manter sempre duas assinaturas em cada orçamento e contrato para haver um compromisso de mais de uma pessoa e, assim, evitar falhas.
Integração perfeita com os demais setores do hotel – um grande evento movimenta toda a estrutura do hotel: hospedagem, alimentação, montagem e manutenção de salas, etc… Por isso, é fundamental um bom relacionamento com o pessoal de outras áreas, principalmente da recepção e de alimentos e bebidas. Uma boa ordem de serviço discriminando as funções de cada é importante para o sucesso do evento.
Atendimento durante o evento – o departamento de eventos deve ter uma equipe com um bom número de colaboradores para atender à fase executiva do programa, pois não adianta apenas prestar um bom serviço administrativo. Durante a efetivação, oferecer um atendimento mais que personalizado é a chave para retorno do cliente. Por isso, é fundamental a equipe se manter a postos, em pontos estratégicos: na entrada das salas e salões, nos banheiros, na área de alimentação, administrativa, etc…
Atenção com a higiene e a limpeza – um evento geralmente proporciona um grande fluxo de pessoas dentro do hotel, quer utilizando salas e salões, que utilizando banheiros e áreas sociais. A limpeza e higienização constantes dessas áreas devem ser motivo de preocupação dos operadores de serviços.
Contato com empresas externas – nem sempre o hotel dispõe de todos os materiais necessários para o atendimento de vários eventos ao mesmo tempo. Manter um bom contato com locadoras é mais do que necessário, tendo sempre os preços de cada material e equipamento atualizado para serem repassados ao cliente. O ideal pe trabalhar com empresas conhecidas, que prestem serviços com qualidade, pelo valor próximo ao serviço oferecido pelo hotel.
Resolução dos imprevistos – todo evento gera imprevisto de última hora. É preciso saber antecipa-los. Uma boa equipe de trabalho com experiência sabe como agir. Antes do início de qualquer evento, a chefia deve orientar e destacar os problemas que podem ocorrer e as soluções possíveis.
Encerramento do evento – os profissionais devem dar atenção ao cliente no encerramento do evento. Uma simples ajuda na guarda e remoção de materiais, uma vistoria em conjunto nas notas de débito ou a predisposição para ajudar ao cliente em tudo que for necessário. São procedimentos como este que cativam o cliente.
Feedback e os resultados (pós-eventos) – depois de concluído, o evento deve ser analisado, visando rever conceitos e avaliações. Uma pesquisa por escrito ou telemarketing junto ao cliente, após alguns dias da realização, pode trazer uma série de respostas a várias perguntas. É preciso ouvir o cliente, conhecer suas críticas e sugestões. Assim, é possível melhorar cada vez mais.
Manutenção do cliente – a equipe de eventos que realmente se preocupa com o cliente, lembra dele como um amigo. São essenciais realizar visitas e telefonemas, enviar malas diretas, ou promover outro tipo de contato. Atualmente um grande número de hotéis opera com eventos e necessita de bons e competentes profissionais nesse importante departamento. Pessoas comunicativas e com conhecimento de telemarketing, vendas, atendimento com qualidade, etiqueta e postura são essenciais para o sucesso na venda de eventos hoteleiros.
No mercado de captação de eventos, a importância estratégica evidencia-se quando a cidade candidata se posiciona na mente do público alvo, estimulando a percepção dos diferenciais do produto. Como exemplo temos a qualidade dos serviços de hotelaria, entretenimentos e lazer, da infra-estrutura turística, do espaço de eventos, da tecnologia disponível, os atrativos turísticos e a qualidade dos serviços periféricos. O objetivo principal é diferenciar, de forma proativa, a cidade e sua criação de serviços, comunicando ao público-alvo que são diferentes (estratégia de comunicação para captação). O posicionamento como estratégia permitirá a definição de um composto mercadológico capaz de mudar a posição real que a cidade ocupa na mente do público alvo, para a posição de como quer percebida, isto está diretamente relacionado com a estratégia de comunicação a ser desenvolvida para o processo de captação, que deverá conter todos os aspectos dos serviços (base e periféricos que estimulem a percepção dos diferenciais do produto pelo público-alvo). Todos esses diferenciais interagem e são decisivos para captação, pois constituem a oferta global de serviços que serão “prestados” para os participantes / acompanhantes de um evento.
A empresa que quiser entrar no ramo de eventos deve estar preparada para os vários tipos de eventos:
Competitivos
Concursos – Caracteriza-se pelo espírito de competição e se adaptam as áreas: Artísticas, culturais, científicas. O regulamento estabelece os parâmetros necessários aos participantes e a sua forma de julgamento.
Torneio – Caracteriza-se pelo espírito de competição com caráter esportivo. Deverá seguir o regulamento específico da modalidade.
Demonstrativo ou expositivo
Alguns exemplos são: Excursão, Show, Festival, Desfile, Desfiles cívicos, Feira, Salão, Leilões, Noite de autógrafos, Inauguração, Pedra Fundamental, Galeria de Personalidades, Visitas Empresariais, Exposição e Mostra.
Baseados em reuniões dialogais
1. Reunião – Encontro de 2 ou mais pessoas a fim de discutir, debater e solucionar questões sobre determinado tema relacionado com sua áreas de atividade.
2. Conferência – Tem duração de no máximo 1 hora e 30 minutos. Dividindo-se o tempo entre as apresentações, perguntas e respostas. É a exposição de um assunto de amplo conhecimento do conferencista. Após a apresentação a palavra poderá ser dada à platéia para questionamento; se for em um evento maior não é aconselhado abrir espaço para perguntas, pois a ordem do dia poderá ficar comprometida.
3. Palestra – Exposição de um assunto para uma platéia relativamente pequena. O assunto é geralmente de natureza educativa e os ouvintes já possuem algum conhecimento sobre o que será exposto. Após apresentação deverá ser aberta para questionamentos.
4. Simpósio – Vários exposições com a presença de um coordenador. Possui geralmente um tema científico. Após apresentação, abre-se para perguntas à mesa.
5. Painel – Debates entre os expositores, sob a coordenação de um moderador, cabendo à platéia o comportamento de expectadora, sem formular perguntas à mesa.
6. Mesa-Redonda – Evento que reúne de 4 a 8 pessoas, que sentadas em semi-círculo, debatem sobre um assunto polemico, tendo cada debatedor cerca de 10’ para sua apresentação inicial. Mesa-redonda pode ser aberta ou fechada. A 1° modalidade, mais comum no Brasil, permite a intervenção da platéia, já a 2° restringe a participação aos apresentadores.
7. Convenção – Caracteriza-se por ser um evento interno de uma organização objetivando o treinamento, a reciclagem, e informações entre os participantes.
8. Congresso – Realizado em vários dias, com inclusão de outro encontro dentro deste. Constitui-se num evento de grande porte, que engloba inclusive, atividades sociais para os participantes. Os congressos podem ser regionais, nacionais e internacionais.
9. Debate – É a discussão entre 2 pessoas que defendem pontos de vista diferentes sobre um tema. É possível realizar debates com mais de duas pessoas, porém a oportunidade da palavra fica reduzida.
10. Workshop – São encontros onde há uma parte expositiva seguida de demonstrações do objeto que gerou o evento. Poderá fazer parte de um evento de maior amplitude.
11. Seminário – A exposição é feita por um ou mais pessoas com a presença de um coordenador. O assunto exposto é do conhecimento da platéia que participa em forma de grupos. Dividi-se em: Exposição, Discussão, Conclusão.
12. Jornada – São encontros de grupos profissionais, de âmbito regional, para discutir periodicamente assuntos de interesse ao grupo. Têm duração de vários dias.
Baseados nas reuniões coloquiais sociais:
Brunch (Breakfast+lunch) – Caracteriza-se por ser um café da manhã-almoço, servido em estilo buffet.
Coffee-Break – Não se trata de um evento, mas sim do tradicional lanche. Objetiva oferecer aos participantes um descanso entre duas fases de um evento.
Coquetel – Caracteriza-se pela reunião de pessoas com o objetivo de confraternização com número de convidados indeterminado. Trata-se de um evento de curta duração e categorizado como aberto, com as pessoas conversando em pé. O horário ideal para sua realização é das 19:00 às 21:00.
Happy-Hour – Evento utilizado como política de entrosamento da empresa, com um número limitado de participantes. Trata-se de um evento caracterizado por drink. Horário ideal para sua realização é das 17:30 às 19:00.
Bibliografia:
MATIAS, Marlene; Organização de Eventos – Procedimentos e técnicas. 1° edição brasileira. SP 2001. Páginas 1 à 32, 97 à 109.
CESCA, Cleusa G. Gimenes, Organização de eventos – Manual para planejamento e execução. 4° edição, summus editorial, SP. Páginas 75 a 86.
MEIRELLES, Gilda Fleury, Tudo sobre Eventos. Editora STS, SP- 1999. Páginas 30 à 94.