Autoria: Gustavo Giacomini
Eventos na Hotelaria
INTRODUÇÃO:
Os eventos vêm-se tornando essenciais ao sucesso das organizações e cada vez mais crescem em números, qualidade e sofisticação, vindo a ter grande espaço nas estratégias das empresas, investimentos até maiores que os feitos na mídia, tornando-se a “fachada” da empresa em um trampolim para o desfecho de negócios.
Apresentamos neste trabalho, alguns tipos de eventos utilizados pelas mais variadas organizações, suas vantagens e critérios básicos para se chegar a uma conclusão de qual evento deverá ser utilizado, com o principal objetivo de não se prender somente em um dos vários segmentos de evento existentes no mercado.
O objetivo principal deste estágio e o comprimento da grade curricular, e através dele podemos perceber também, que os eventos principalmente no setor hoteleiro, está cresecendo cada vez mais, já que acaba sendo uma fonte de renda a mais. No Brasil, este segmento está em pleno crescimento, os hotéis estão se adequando as novas perspctivas de mercado.
Nós podemos perceber em vários empreendimentos hoteleiros que estão sendo construidos, em várias cidades que eles já estão preocupando em fazer salas para a captação de eventos, e os que já estão construidos, buscam algum lugar para a construção de salas, estes eventos podem ser de vários tamanhos, espécie, e categoria.
Antes de tratarmos da classificação dos eventos é importante abordamos alguns conceitos de eventos. Existem muitas definições complexas, mas ainda nenhuma em comum acordo entre os autores; depois de várias análises sobre o conceito de eventos, a que nos parece mais sucinta, entre todos os autores é a seguinte:
“Evento – atividade dos mais diferentes tipos, reunindo pessoas” (ANDRADE, 1999, p. 117).
Com base em nossas pesquisas, chegamos a elaborar nosso próprio conceito de evento, que é o seguinte:
“Evento – Atividade que atrai pessoas com um objetivo, considerando suas ramificações”.
É importante lembrar que a opção por determinado evento deverá ser realizada em harmonia com a elaboração de outros planos de comunicação, para que a mesma imagem gerada nos eventos seja percebida quando forem utilizados os demais mecanismos de comunicação, como propagandas, publicidade e promoção de vendas.
Os diversos tipos de eventos que uma empresa organiza, patrocina ou participa podem ser classificados de acordo com vários critérios. A classificação visa esclarecer sobre diferentes possibilidades de realização de eventos. Quanto a finalidade, podem ser primordialmente institucionais e promocionais; quanto à periodicidade, esporádicos, periódicos ou de oportunidade; quanto à área de abrangência, locais, regionais, nacionais e internacionais; quanto ao âmbito, internos ou externos; quanto ao público-alvo desejado, corporativo ou para o consumidor; quanto ao nível de participação, patrocinado ou realização própria. Não é uma classificação excludente, isto é, um evento pode ser ao mesmo tempo cultural e comercial, como as Bienais do Livro, voltado ao consumidor, e corporativo, coma a Fenit, e de alavancagem da imagem da empresa e de vendas, como os roadshows e assim por diante.
A classificação dos eventos é muito importante principalmente na hora de decidirmos qual evento será executado para a idéia na qual tivemos. Existem várias formas de se classificar eventos. Todo o evento nada mais é do que uma forma de reunião: “a reunião caracteriza-se como o embrião de todos os tipos de eventos. Trata-se do encontro de duas ou mais pessoas, a fim de discutir, debater e solucionar questões sobre determinado tema relacionado com suas áreas de atividade”. Também se assemelha com eventos, pois precisa ser planejada, ter convite, infra-estrutura e relatório para poder acontecer e atingir os objetivos.
Reunião dialogal: baseada na informação, no questionamento e na discussão.
Palestra, conferência, seminário, simpósio, convenção, entrevista, entre outros.
Reunião coloquial: baseada no entretenimento, no lazer, na aproximação entre as pessoas e na confraternização – coquetel, café da manhã, almoço, jantar, brunch, happy hour, entre outros.
Reunião Competitiva: concurso, torneios, entre outros.
Expositivas e Demonstrativas: feira, salão, mostra, exposição, desfile, lançamento de produtos, inauguração, entre outros.
È importante lembrar que devido à abrangência dos eventos, não devemos observar apenas a classificação de tipologia, mas também sua categoria e áreas de interesse.
1. IDENTIFICAÇÃO DO HOTEL:
Este estágio foi realizado no Oásis Plaza Hotel, de acordo com a rede OTHON, ele está classificado de hotel Boutique.
Como nome da razão social Oásis Plaza Hotel Ltda ME, e “Oásis Plaza Hotel” como o nome fantasia, incrito no CGC 03638820/0001-00 e Inscrição Estadual isento.
Ele está localizado na Av. Presidente Kennedy – 2445, Parque Industrial Lagoinha, Ribeirão Preto – SP. Localizado próximo ao novo Shoping, e das maiores indústrias de Ribeirão Preto e de 2 entradas da cidade, facilita muito a chegada até ele e também aos seus hóspedes que na sua maioria são a negócios.
O Hotel Oásis, conta com 66 apartamentos, dividido nas categorias Single, Double, Triplo e King Size. Todos os apartamentos estão equipados com TV de 20″, frigobar, Ar – Condicionado, os colchões são todos do modelo Box Spring, e os travesseiros são de pena de ganso, os banheiros contam ainda com ducha pressurizada, fazendo com que a agua saia bem forte, e elevador.
Não só os apartamentos mais o hotel por completo, é feito todo em marmore e granito carrara, o que é bem adequado ao clima da região.
O hotel oferece ainda a seus hóspedes, uma completa área para passar um final de semana agradável, com piscina, sauna a vapor, acadêmia, hidro, tudo com modernos equipamentos, e um moderno Business Center, equipado com um computador moderno e monitor de cristal liquido, os apartamentos assim como o Business center, conta com pontos de acesso rápido a internet, basta solicitar o cabo do speed na recepção.
2. PRODUTO:
2.1) Salas:
O Hotel Oásis, conta com 02 salas destinadas a eventos, sendo elas o salão Diamante, o maior deles com capacidade para até 130 pessoas em auditório, espinha de peixi 70 e em U 55 pessoas, ele mede 150 M2. e o seu pé direito mede 4 M. de altura, quanto a sua localização ele está no 1º piso, próximo ao Business Center, e a recepção, ao lado direito está localizado os sanitários, e possui ainda em seu inteiror, dois Ar-Condicionado, frigobar e caso o contratante da sala deseje o Coffee – Break, pode ser servido dentro da sala, ou no American – Bar que fica ao lado da sala.
O outro salão, chama – se salão Topázio, está no 2º piso, ao lado esquerdo do elevador, tem 105 M2, e com o pé direito também com os 4 M. de altura, quanto a sua capacidade é de 90 pessoas em auditório, 55 em espinha de peixe e de 55 em U. Seus dois sanitários estão localizados no lado de fora da sala, tem também dois Ar – Condicionado, frigobar e capacidade de servir o Coffee – Break dentro da sala, na frente desta sala possui um local aberto para as pessoas fumarem. Está sala tem a capacidade de receber uma média de 80 pessoas também no formato de auditório.
Quanto a sala, para que as pessoas possam estar guardando seus materiais, está localizado no 2º piso ao lado direito da sala Topázio, a sala diamante usa o mesmo depósito caso necessitem e não estaja sendo usado pela sala Topázio, neste caso é guardado, na sala do departamento de eventos que no hotel é chamada de sala de apoio, pelos funcionários do mesmo.
As mesas utilizadas nas salas são de madeira e são mesas estreitas especialmente, projetadas para reuniões. Já as cadeiras são de ferro e almofadadas, para proporcionar maior conforto possivel, aos seus usuários. Como pode se ver o Oásis se preocupa bastante com a satisfação dos seus hóspedes, de pessoas que vão ao hotel para uma simples visita apenas.
2.2) Equipamentos Audiovisuais:
Os equipamentos, seja de audio ou visual utilizados no Oásis, são de uma empresa terceirizadas pelo hotel de total confinça, a empresa presta serviços deste tipo para o hotel desde o seu começo.
Os equipamentos podem ser solicitados diretamente com os responsaveis pelo setor de eventos, que já é consultado na hora, da possibilitade de utilizar algum destes equipamentos. Esta empresa que presta os serviços ao hotel, tem todos equipamentos que podem ser utilizados em uma convenção, ou até mesmo em uma simples reunião com poucas pessoas.
Em relação a quantidade dos mesmos, a empresa conta com no minimo 4 aparelhos de cada um, todos em ótimo estado de conservação, e dos mais modernos possivéis. Entre estes equipamentos estão, Projetores, Data-Show, Slides, Canhões, Aparelhagem de Som completa, TV, Video, DVD, onde o Hotel dá de cortesia as empresas a Tv, Video e o Retro. Os demais são locados.
E todo estes aparelhos, são deixados montado na sala, para quando as pessoas chegarem, já estar tudo testado e funcionando corretamente, para não perde tempo.
Caso o produtor do evento queira, uma pessoa responsavel pelos equipamentos, poderá ficar no local para opera – los. As salas ainda são equipadas com pontos de acesso rápido a internet, se por um acaso for necessário utilizar estes serviços.
2.3) Materiais Diversos:
Para a montagem das salas, depende do tipo de evento que será realizado na mesma, já que cada evento precisa de uma montagem diferenciada, como por exemplo a colocação de tablados para facilitar a visualização de todos, mastros para bandeiras, cabines de tradução, estandes dentro da sala.
Enfim estes equipamentos, como são pouco utilizados nos eventos, não compensa o hotel ter, por este motivo e que eles são locados, mas estes tipos de equipamento são pouco utilizado hoje em dia, e na maioria das vezes as proprias empresas já tem estes materiais dispóniveis e os levam, descartando assim a possibilidade de locação de alguma empresa.
2.4) Kit Eventos:
O Hotel Oásis, não conta com um kit de eventos especifico, quando os responsavéis pelo setor fazem visitas externas a empresas, eles levam simplesmente o seu cartão de visitas e um folder do hotel.
O motivo para não ter um kit de eventos, principalmente é o custo do material que é relativamente elevado, e a diretoria acha que não conpensa um investimento no momento neste tipo de material. Mas pelo folder da pra se ter uma idéia de como são as salas, uma vez que tem as fotos, no mesmo.
No Oásis Plaza Hotel, o movimento de eventos, de vários tamanhos e tipos são bem frequentes na média de pelo menos, 03 por semana. Na minha opinião se tivesse este material de eventos especificos, para deixar nas empresas quando fosse fazer visitas as mesmas seria maior o numero de eventos no hotel.
2.5) Business Center:
O Hotel Oásis, conta apenas com um computador disponivel para os hospedes, no business center. Como no Oásis a maioria de seus hospedes são de empresas geralmente eles usam os pontos de internet nos próprios apartamentos, já que uma vez os apartamentos contam com esta disponibilidade.
No caso do hospede querer utilizar o acesso a banda larga do hotel, que se for um periodo longo de uso seria a melhor opção já que com a banda larga voce não tem que pagar as ligações telefonicas que ficariam com um custo um pouco elevada.
Mas para o hospede, usar a banda larga, ele tem que tar solicitando o cabo na recepção, com o custo de R$ 20,00 durante o periodo todo de sua estada, quando o hospede já e habitué da casa, o cabo as vezes pode ser emprestado, isso raramente acontece, a frequencia maior é um desconto no preço.
O business center, funciona praticamente da mesma forma, se for usado simplesmente para digitar ou outro serviço qualquer que não use a internet não é cobrado nada pelo computador, com o acesso a internet também em banda larga, tem um custo para o hospede de R$ 10,00 a hora, se houver a necessidade de impressão não é cobrado nada a mais, se for um número pequeno de páginas, como 10 páginas por exemplo acima desta quantia tem o custo de R$ 1,00 por folha.
2.6 ) Tabela de Preços:
Como a maioria dos equipamentos são alugados, com uma empresa especializada no ramo. É importante já constar na ficha que fica com o hotel a necessidade dos equipamentos.
No caso do contratante da sala querer um coffee-break, e necessário constar na ficha também, para que possa ter tempo da cozinha preparar o mesmo. Dependendo do número de pessoas que irão participar do evento e o horário que irá servir o coffee, é mais interessante o serviço de restaurante no logar do coffee.
O almoço tem o valor de R$ 15,00 por pessoa e no minimo de 20 pessoas, este serviço também é terceirizado, pelo hotel. Mas no caso do coffee-break, o hotel oferece 03 opções estas feitas pelo próprio hotal são elas:
Opção I. Café, suco natural de laranja e acerola, suco de ( polpa desidratada) de pêra, manga, tangerina, uva, pães, torradas simples e temperadas, 2 tipos de patês, bolachas doces e salgadas, bolo, pão de metro, geléias e manteiga. R$ 6,00
Opção II. Suco natural de laranja e acerola, suco de (polpa desidratada) de pêra, manga, tangerina, uva, leite, chá, café, pães, torradas simples e temperadas, bolachas doces e salgadas, rosquinhas, bolo, geléia, manteiga, salsicha ao molho tailandês e pão de metro. R$ 8,00
Opção III : Suco natural de laranja e acerola, suco de (polpa desidratada) de pêra, manga, tangerina, uva, dois tipos de frutas, leite, chá, café, agua mineral, 03 tipos de pães, torradas simples e temperadas, bolachas doces e salgadas, rosquinhas, bolo, torta salgada, ovos mexidos, geléia, manteiga, salsicha ao molho tailandês. R$ 10,00.
Quanto ao aluguel dos equipamentos audiovisuais, temos os seguintes preços:
APARELHO:
PREÇO:
TV
Cortesia do hotel
Video
Cortesia do hotel
Flip-chart
Cortesia do hotel
Retro projetor
Cortesia do hotel
Data-show
R$ 250,00
Som
R$ 120,00
Business center
R$ 10,00 a hora.
3) PÚBLICO ALVO:
O Oásis é voltado mais para o público de negócios em geral ou seja, é um hotel de categoria boutique, com tarifas de economico e ao mesmo tempo um hotel executivo, devido ao seu público alvo.
No Oásis, a média de 03 eventos por semana, é uma quantia muito boa, já que a maioria das empresas que la realizam seus eventos, são praticamente sempre as mesmas, de vez em quando tem alguma empresa diferente.
A maioria dos eventos realizados no hotel são reuniões, de empresas do tipo herbalife, drogacenter, empresas grandes, e tem em seus principais objetivos a motivação de seus funcionários. Nestas reuniões sempre é servido alguma coisa para os seus funcionários, pode ser um simples coffe-break ou até mesmo um almoço o que acontece na maioria das vezes.
Quanto as promoções destes eventos, os responsáveis pelas suas realizações são os diretores e presidentes das empresas, as pessoas responsáveis por eventos no Oásis, vão atrás de mais eventos e firmar contrato com novas empresas e buscando firmar com as que já tem, para isso o Oásis conta com excelentes preços e pessoais treinados e capacitados para desenvolverem este tipo de serviço, buscando sempre a satisfação dos hospédes e o pessoal das reuniões. No Oásis seja nos eventos realizados ou nas hospedagens a satisfação do cliente está sempre em primeiro lugar e alem de tudo e de todos.
4) COLABORADORES:
Para uma melhor visualização e comprenção, podemos ver no organograma a seguir, como funciona a o esquema no setor de eventos do Oásis.