UCB – UNIVERSIDADE CASTELO BRANCO
GESTÃO DE PROCESSOS GERENCIAIS
FINANÇAS: FUNDAMENTOS E PROCESSOS
PLANEJAMENTO FINANCEIRO E CONTROLE DE GASTOS
Dircéia Rodrigues César
Belo Horizonte
1º Semestre de 2010
TEMA
Importância do controle e gestão de custos e despesas para o planejamento e controle financeiro de uma empresa.
TÍTULO
Planejamento Financeiro e Controle de Gastos
OBJETIVO
Analisar a gestão de custos e despesas salientando sua importância para o cumprimento do planejamento financeiro das empresas.
JUSTIFICATIVA
Justifica-se este trabalho pela relevância do tema. O planejamento de uma empresa é o seu esqueleto, seu alicerce. Muitas das empresas que surgem hoje, no comércio, estão fechando as portas em poucos anos por falta de um bom planejamento. Mas o planejamento para ser efetivo deve vir acompanhado por controles diversos, entre os quais, o controle de custos e despesas. Dessa forma, uma empresa tem mais chances de sobrevivência no mercado, que é tão competitivo.
INTRODUÇÃO
Quando se fala em custos, fala-se no processo produtivo. O controle do processo produtivo originou-se a partir da revolução industrial com objetivo de atender às necessidades de mensuração dos estoques, dos resultados e também a necessidade de fornecer subsídios e informações ao controle financeiro da produção. Até a revolução industrial, praticamente só existia a contabilidade financeira. A apuração dos custos era feita somente adicionando as compras ao estoque inicial e diminuindo dos estoques finais. Mas para a indústria, o processo era mais complexo, pois, naquele processo, falta apurar também, os gastos com honorários, salários, água, energia elétrica, etc. Não basta que a contabilidade forneça apenas demonstrativos financeiros. A partir dessa industrialização tornou-se necessária a contabilidade de custos. Não é uma tarefa fácil controlar custos e despesas. A partir do planejamento financeiro da empresa ou indústria, o empresário precisa tratar a gestão de custos e despesas com atenção.
DESENVOLVIMENTO
No planejamento inicial o empresário busca informação sobre o mercado, o produto que esse mercado quer, quem são os clientes, as diferenças individuais ou fatores ambientais. Em seguida passa a fabricar esses produtos. È grande a movimentação de materiais dentro dos estoques. É preciso avaliar tudo que acontece na produção. A compra é feita em períodos e quantidades diferentes. Os preços também são diferenciados. Quando a produção requisita um material, o custo desse material não é o mesmo para os que foram comprados anteriormente ou posteriormente. Existem vários critérios de avaliação de materiais adquiridos com custos diferentes. Para saber como, quando e quanto comprar, definir também estoques máximos e mínimos de segurança, controlar compras e movimentação de estoques, é necessário a escolha de um método de avaliação para contabilizar os custos desses materiais. A mensuração desses custos diretos e de outros indiretos é fundamental para que se apure o custo real de cada unidade produzida na empresa.
Na Contabilidade de Custos, existem vários métodos para a apropriação de custos. Os custos por absorção determinam o custo de cada unidade produzida e de seu total, demonstrando onde foram os gastos produtivos, fixos e variáveis, gastos com mão-de-obra direta, indireta, água, luz, materiais diretos e indiretos, etc. Já o sistema ABC, Custo Baseado na Atividade, aloca melhor os Custos Indiretos de Fabricação, pois ele os diferencia por centro ou atividade além de distribuir os custos normais e despesas, com isso ele é muito mais completo, nos dizendo realmente todos os gastos e custos do produto e não desconsidera pontos importantes como a parte administrativa e de vendas, assim como a parte publicitária Tarefa difícil, muitas vezes, é diferenciar custo e despesa. Na teoria de custos, existem vários termos que são necessários esclarecimentos para melhor identificação dos valores, segundo Bruni (p.25, 2003)
Para o melhor controle dos custos e despesas é necessário o entendimento da terminologia utilizada para padronizar as ocorrências na empresa. São elas:
GASTOS OU DISPÊNDIOS
É o sacrifício financeiro que a empresa arca para a obtenção de um produto ou serviço qualquer, representado pela entrega ou promessa de ativos, normalmente dinheiro.
INVESTIMENTOS
Gasto ativado em função de sua vida útil ou de benefícios atribuíveis a futuro período. Todos os sacrifícios havidos pela aquisição de bens ou serviços (gastos) que são estocados nos ativos da empresa para a baixa ou amortização quando de sua venda, de seu consumo, de seu desaparecimento ou de sua desvalorização são chamados de Investimentos.
CUSTOS
Gasto relativo a bem ou serviço utilizado na produção de outros bens ou serviços. O custo também é um gasto, só que reconhecido como tal, isto é, como custo, no momento da utilização dos fatores de produção (bens ou serviços) para a fabricação de um produto ou execução de um trabalho.
DESPESAS
Bem ou serviço consumido direta ou indiretamente para a obtenção de uma receita
RECEBIMENTOS E DESEMBOLSOS
Os recebimentos representam os ingressos de recursos no caixa. E os desembolsos a saída desses recursos para pagamento resultante da aquisição de bens ou serviços. Pode ocorrer antes, durante ou após a entrada da utilidade adquirida. Não pode ser confundidos com receitas e despesas que obedecem o regime de competência.
PERDAS
Bem ou serviço consumido de forma anormal e involuntária. Não se confunde com despesa, muito menos com custo, exatamente pela sua característica de anormalidade e involuntariedade, não se trata de um sacrifício feito com a intenção de obter uma receita. Exemplo são as perdas por inundação ou quando cai um raio.
Os elementos de custos estão vinculados ao produto final. Geralmente, com as devidas exceções, os custos diretos são variáveis e os indiretos são fixos. São diretos em relação ao produto final, contudo, são variáveis em relação ao desembolso, pois, a produção pode ser maior ou menor em determinado período.
MÉTODOS DE AVALIAÇÃO DE ESTOQUES
Segundo Bruni (p.53, 2003), o custo a ser contabilizado “da frente para trás”, é o UEPS: último a entrar, primeiro a sair. Contabiliza-se primeiro os materiais diretos (matéria prima, embalagens, componentes adquiridos prontos e outros materiais utilizados no processo de fabricação), adquiridos recentemente e depois os mais antigos.
A legislação fiscal brasileira não permite o emprego desse critério pois como os custos das mercadorias são maiores, o lucro fica menor e, assim, a parcela destinada ao imposto de renda é menor. É um critério proibido para efeito fiscal.
No entanto, em períodos de inflação moderada, apresenta valores próximos dos de mercado e o custo será bem melhor apurado, razão esta que tornam este critério recomendável do ponto de vista gerencial.
Bruni também esclarece o custo contabilizado “de trás para frente”, é o PEPS: primeiro a entrar, primeiro a sair. Os materiais diretos são baixados por ordem de chegada. As aquisições mais novas são as últimas a serem baixadas.
O Custo Médio Ponderado é outro método e como o nome já diz, representa uma média dos custos de aquisição.
Existem materiais ou produtos armazenados a granel, como as substâncias químicas, que não têm um controle individualizado. Neste caso, pode-se utilizar o controle de estoques, pelo valor do item armazenado, com o sistema de acumulação de custos – ABC
A classificação desse sistema ABC é demonstrada por Bruni (p.58, 2003), agrupando os itens por valor e por quantidade, da forma abaixo, mas as empresas podem adotar outras maneiras de classificar dependendo de suas necessidades:
Eixo / Classe A B C
Valor do conjunto 67-75% 15-30% 5-10%
Número de itens 10-20% 20-25% 50-70%
Os itens A são os materiais de elevado valor e por isso têm um controle mais rigoroso. Os inventários são feitos com maior freqüência, às vezes até diariamente, pois possuem alta participação percentual no valor dos estoques. Exemplo são os componentes químicos, embalagens.
Os materiais do item B representam elevada aplicação de recursos, mas não são representativos como os itens A. A menor freqüência dos inventários é mensal. Exemplos são os óleos combustíveis, correias.
E os materiais do item C que são os materiais em maior número de itens, porém com menor valor. Exemplos são componentes mecânicos, equipamentos de proteção, graxas industriais, parafusos, arruelas, porcas.
Para apurar com maior precisão os custos diretos são facilmente associados aos produtos finais. Os custos indiretos de fabricação, a mão-de-obra direta são custos mais difíceis de serem apurados. Para isso foram cridos métodos de custeio.
MÉTODOS DE CUSTEIO
Metodologia de custeio é a adoção de um ou mais métodos de custeio pelo sistema de informação de custos para a transformação dos dados coletados. Custeio significa método de apropriação de custos. Existe custeio por Absorção, Padrão e Direto. Os sistemas de custeio identificam os custos de estoques de produção em andamento e de produtos acabados.
CUSTEIO POR ABSORÇÃO
Custeio por absorção é a apropriação de todos os custos de produção aos bens elaborados no período, e o gasto ligado á produção deve ser distribuídos aos produtos elaborados que os consumiram e o custo total de fabricação de um produto será o valor resultante da soma dos seus custos de produção diretos e indiretos.
Os gastos financeiros são classificados como custos de produção. É o método derivado da aplicação dos princípios de contabilidade geralmente utilizado e aceito no Brasil pela legislação do Imposto de Renda.
CUSTEIO PADRÃO
É um custo cientificamente predeterminado de quanto o produto deveria custar. Forma eficaz de se controlar custos é a partir da institucionalização do Custo-Padrão, que tanto pode ser usado com o método de absorção como com o variável (Direto). Está em desuso no Brasil desde 1980. Não é aceito pela legislação brasileira do Imposto de renda.
CUSTEIO DIRETO OU VARIÁVEL
Neste método, são incorporados aos produtos os custos variáveis, isto é, os que estão associados de forma clara aos produtos, ficando os indiretos separados e considerados como despesas do período, indo diretamente para o resultado, para os estoques só vão, como conseqüência, custos variáveis. Também é aceito pela legislação do imposto de renda.
MÉTODO ABC
O “ABC” é um sistema de acumulação de custos para fins contábeis em substituição aos já existentes. Os métodos tradicionais de custeio, tanto por absorção ( também chamada de pleno ou total) como o variável ( ou direto), tem suas áreas próprias e específicas de eficácia e são absolutamente insubstituível neste momento. É um método que já era conhecido e usado por contadores em 1800 e início de 1900. Outros registros históricos, indicam que o ABC já era bastante conhecido e usado na década de 60. No Brasil, os estudos e pesquisas sobre o método ABC tiveram início em 1989, no Departamento de Contabilidade da USP.
O “ABC” vem encontrando inúmeras aplicações na prática, entre as quais a Análise estratégica de custos, Gestão de processos de Qualidade Total, Reengenharia de produtos e processos, Elaboração de orçamentos com base em atividades e Decisões sobre terceirizações, (Nakagawa, 1994).
As empresas estão se defrontando diariamente com inúmeros problemas, especialmente aqueles relacionados com a competitividade, em relação aos quais já não encontram mais respostas nos sistemas já existentes. A exatidão dos números obtidos de um sistema racional numérico é a eficiência do processo decisório e o que se espera da acurácia dos mesmos números é a eficácia do processo decisório.
COMPARAÇÃO ENTRE OS MÉTODOS
O método ABC busca identificar um paralelo com os sistemas de custeio em uso. Nakagawa, (p.23, 1994), esclarece um ponto de análise entre os métodos tradicionais e o ABC, que é a exatidão e acurácia. A exatidão é a eficiência do processo decisório (teoria da mensuração). Teoria utilizada pelos sistemas tradicionais através de relatórios densos com dados estatísticos e financeiros precisos, supondo a adequada representação dos eventos e transações da empresa. A acurácia é a eficácia do processo decisório (teoria da comunicação), teoria do sistema ABC baseada em atividades. Um não elimina o outro, porque juntos se completam, possibilitando uma melhor visão do processo de produção.
ABC MÉTODOS TRADICIONAIS
Escopo Eficácia de custos Custos para Controle
Objetivos Competitividade Elaborar Relatórios financeiro
Gestão Baseada em atividades Baseada em números
Análise Visão tridimensional Visão bidimensional
Mensuração Acurácia Exatidão
Segundo Nakagawa, (p.36, 1994), nos métodos tradicionais de custeio, assume-se como pressuposto que são os produtos que consomem os recursos necessários para fabricá-los e/ou comercializa-los. A preocupação dos contadores de custos é a de quantificar a quantidade (Q) de materiais gastos na fabricação dos produtos e multiplica-la pelo seu preço de compra (P) para calcular os gastos com materiais.
Para os custos indiretos de fabricação – CIFs, calcula-se uma taxa de aplicação para apropriar aos mesmos produtos, com base em diversos critérios de rateio. Recursos = Rateios = Centros de custos = Taxas de Aplicação dos CIFs = Produto.
No método de custeio baseado nas atividades ou ABC, assume-se como pressuposto que os recursos de uma empresa são consumidos por suas atividades e não pelos produtos que ela fabrica. Os produtos surgem como conseqüência das atividades consideradas estritamente necessárias para fabricá-los e/ou comercializa-los, e como forma de se atender a necessidades, expectativas e anseios dos cientes.
Recursos = Rastreamento = Atividades = Rastreamento = Produto.
RATEIO E RASTREAMENTO
O “rateio de custos” é uma forma tradicionalmente utilizada para se fazer a alocação dos custos indiretos (CIFs) aos produtos e/ou serviços. Existe uma alegação que os “rateios” são as principais causas de distorção nos custos dos produtos e/ou serviços, e que estes têm provocado inúmeros erros de decisões. São amplamente utilizados nas aplicações usuais dos sistemas tradicionais e os críticos apontam as seguintes razões para as distorções que ocorrem na apuração dos custos dos produtos e/ou serviços:
– Assume-se que os custos variam basicamente em função do volume de produção;
– Os custos indiretos (CIFs) têm crescido mais do que proporcionalmente em relação aos custos de mão-de-obra direta;
– Os rateios são praticados com grande dose de arbitrariedade pessoal de quem os utiliza, prejudicando a acurácia dos números relacionados com custos finais dos produtos.
O “rastreamento de custos é a forma de busca utilizada pelo sistema ABC dos gastos de uma empresa para analisar e monitorar as diversas rotas de consumo dos recursos “diretamente identificáveis” com suas atividades mais relevantes, e destas para os produtos e serviços.
Todos os custos deveriam ser diretamente apropriados às atividades (combinação de recursos humanos, materiais, tecnológicos e financeiros para se produzirem bens e serviços), e aos produtos, mas, à medida que a tecnologia evolui, cada vez mais os custos vão tornando-se indiretos. O sistema ABC facilita a apropriação direta de custos indiretos e o rateio deve ser usado só em última instância.
ATIVIDADE
A Atividade pode ser caracterizada como um processamento de uma transação. Este pode ser descrito em termos de recursos, produtos e procedimentos. Bruni, (p.171, 2003), esclarece que a literatura sobre custos dá ênfase aos mecanismos de formação de custos empregando as atividades desenvolvidas pelas empresas e não as bases de rateio existentes, baseadas em volumes, empregadas para a distribuição de custos indiretos. Para processar uma atividade, ocorre o consumo de diversos tipos de recursos, que são basicamente os chamados elementos fatores de produção e estes tanto podem ser adquiridos externamente como internamente.
COST DRIVERS
Todo o fator que altere o custo de uma atividade é um Cost Drivers . É uma transação que determina a quantidade de trabalho (não a duração) e, através dela, o custo de uma atividade. Ele é usado no ABC para caracterizar mecanismo para rastrear e indicar os recursos consumidos pelas atividades (cost driver de recursos) e para rastrear e indicar as atividades necessárias para a fabricação de produtos ou atender os clientes, (cost diver de atividade). A análise dessa transação consiste em examinar, quantificar e explicar seus efeitos sobre as atividades. Os critérios de escolha de cost drivers são essenciais para o desempenho e a implementação do ABC pois reduz ciclos e tempos de lançamento e de produção de produtos, buscando melhoria desde a qualidade dos produtos como no atendimento aos clientes e redução de custos.
OVERHEAD
São todos os gastos de recursos da empresa, com exceção da mão-de-obra direta e os materiais diretos. São os gastos não identificados diretamente aos objetos de custo.
Em geral, todo aquele custo não identificado no processo produtivo, acaba sendo alvo dos denominados “rateios”. O objetivo do método ABC, é o rastreamento das atividades da empresa que consomem os recursos.
Se tratarmos aquele gasto não identificado no processo, como custo e ratear, não vai resolver a principal finalidade do método ABC. É preciso verificar se esses custos estão agradados ao produto final e, se não estão, devem ser desconsiderados.
O importante é o rastreamento dos custos, e distribuindo-os a cada atividades definidas no tipo de sistema escolhido. Não é possível abandonar totalmente os chamados “rateios”, contudo, deve-se utiliza-los somente como última alternantiva , após, analisados todos os aspectos de sua realização financeira para a Empresa.
METODOLOGIA PARA IMPLANTAR O “ABC”
• Identificar as atividades da empresa;
• Identificar as atividades que agregam e as que não agregam valor;
• Analisar os custos (recursos) mais relevantes;
• Definir as ações para os pontos prioritários.
CONSIDERAÇÕES FINAIS
O planejamento financeiro de uma empresa necessita de outros controles na empresa, principalmente os ligados aos custos e despesas. Como vimos são controles necessários contribuir para a sobrevivência da empresa. Os sistemas tradicionais de custeio foram criados há muito tempo e apesar de serem ainda muito utilizados, baseiam-se apenas em volume de produção. Com a transição dos tempos atuais, passamos da era industrial para a era do conhecimento onde a principal estratégia de competitividade é o conhecimento.
BIBLIOGRAFIA
NAKAGAWA, Masayuki, ABC – Custeio Baseado em atividades – Editora Atlas, 1994 – São Paulo – SP
SITE Trabalhos Escolares – viewforum.php?f=25
MARTINS, Eliseu, Contabilidade de Custos, 5ª Edição – Editora Atlas, 1998, São Paulo – SP
BRUNI, A Leal, FAMÁ, Rubens, Gestão de Custos e Formação de Preços: com aplicações na Calculadora HP 12C e Excel, 2ª Edição, Editora Atlas, 2003, São Paulo – SP