Autoria: Caroline Bondarik
Plano de Contas
É chamado Plano de Contas o conjunto de contas criado pelo contador, para atender às necessidades de registro dos fatos administrativos, de forma a possibilitar a construção dos principais relatórios contábeis e atender a todos os usuários da informação contábil.
Esse conjunto de Contas é chamado de Plano de Contas, porque, na realidade, ele é criado antecipadamente ao uso de tais contas. Por isso, o contador tem de planejar a estruturação do Plano de Contas, de maneira que a sua principal ferramenta seja criada para lhe possibilitar o melhor dos resultados no trato com as informações contábeis.
Nenhuma entidade, pública e privada, poderá gabar-se de possuir um bom serviço de contabilidade se não dispuser de um plano de contas próprio. É a peça de maior importância dentro da organização contábil. Sem ele não se pode nem mesmo dar início aos registros contábeis.
Técnica tradicional da contabilidade de ordenação das contas, de forma lógica e estruturada, para melhor compreensão do conjunto patrimonial sistematização do trabalho contábil. O principal objetivo das contas é possibilitar o registro dos lançamentos contábeis de forma a criar condições ótimas de classificação e acumulação dos dados.
Condições a serem observadas para elaboração do plano de contas.
Alinhamos a seguir as principais observações a serem seguidas na estruturação do plano de contas para um sistema contábil gerencial:
1. deve atender primeiramente às necessidades específicas de cada empresa e suas segmentações de responsabilidade e às necessidades de informação de todos os usuários das informações contábeis;
2. o ponto de partida das necessidades informacionais são as informações contábeis requeridas pelo dirigente máximo da empresa, sendo o papel do contadora apenas de monitoramento e aconselhamento;
3. partindo das informações do(s) dirigente(s) máximo(s), e seguindo em ordem hierárquica, atender aos demais usuários da informação contábil por toda empresa;
4. a classificação deve partir do geral para o particular;
5. a classificação deve partir do detalhamento adequado ao Balanço Patrimonial, Demonstração de Resultados e Fluxo de Caixa, que são os modelos decisoriais mais importantes de caráter global da empresa;
6. as contas devem ser codificadas dentro do possível, ou conterem elementos claros para rápida identificação e assimilação do que representam;
7. os agrupamentos devem ser feitos pensando nos relatórios ou telas que deles se organizarão;
8. os títulos das contas devem refletir imediatamente os elementos patrimoniais que representam – devem ser claros e sucintos;
9. deve ter flexibilidade ( margem para ampliação ) e operacionalidade.
Fundamentos da estruturação do plano de contas:
Dentro das condições básicas de integração e navegabilidade de dados, são esses os fundamentos para estruturação dos planos de contas.
1. a estruturação do plano de contas deve propiciar a apresentação da informação do modo automático para os relatórios futuros, para evitar o retrabalho e redundância de dados;2. deve propiciar a informação no grau de detalhamento necessário, evitando-se informações relevantes de modo aglutinado, que não permita compreensão e decisão;
3. deve ser estruturada para manter o interrelacionamento completo entre as contas afins do Balanço Patrimonial e da Demonstração de Resultados;
4. para tanto, devem ser criados tantas contas adicionais quantas forem necessárias para atender aos três fundamentos anteriores.
Cada entidade tem um plano de contas que lhe foi projetado sob medida, isto é, em perfeita harmonia com a sua espécie de atividade, grandeza patrimonial, constituição jurídicas e disposições legais às quais se subordina. Isto significa que não haverá dois planos de contas exatamente iguais. Há, isto sim, uma certa tendência de padronização estrutural dos planos de contas dentro de grupos de empresas filiadas à mesma atividade – isto é, os planos de contas das entidades bancárias, por exemplo, têm semelhança estrutural, muito embora, ao serem comparados, os planos de contas de todas essa entidades, verifica-se que são diferentes entre si em muitos aspectos particulares. Cada plano, analisado isoladamente, leva a marca da direção da empresa a que pertence; ele está identificado particularmente pelos problemas especiais da empresa e pela filosofia do trabalho por ela adotada. Assim acontece nos grupos industriais, comerciais, agropastoris, de transportes, comunicações, entidades de finalidades não lucrativas, entidades governamentais, etc.
Os planos de contas de empresas industriais, por exemplo, têm uma semelhança estrutural genérica que caracteriza a atividade fabril; há também uma semelhança estrutural específica que caracteriza , dentro do setor industrial, a espécie de indústria; assim os planos de contas das fábricas de tecidos têm entre si uma semelhança estrutural específica diferente da semelhança de estrutura dos planos de contas das indústrias automobilísticas, e assim por diante.
A lei, quase sempre interfere na elaboração dos planos de contas de certas entidades que desenvolvem atividades sob controle estatal, sendo essas organizações obrigadas a adotar planos de contas de estrutura geral padronizada. A padronização legal, às vezes, se resume na forma de registrar certas operações, outras vezes na forma de apresentar os relatórios, ou no uso compulsório de certas intitulações de contas, É o que acontece, por exemplo, com a planificação de contas dos estabelecimentos bancários que, além de seguirem as normas usuais de sua atividade, estão sujeitos à legislação das sociedades anônimas e às instruções baixadas pelo Banco Central do Brasil. Igualmente, as companhias de seguros obedecem, na elaboração de seus planos de contas; à legislação específica que controla a atividade securitária no país; o mesmo acontece com as cooperativas, com as empresas de transportes, companhias de comunicações, empresas agropastoris, etc.
E, como não poderia deixar de acontecer, a administração pública deve organizar suas contas de conformidade com o padrão legal estabelecido pela Lei Federal n.º 4320, de 17 de março de 1964. Essa lei padroniza a estrutura dos balanços patrimoniais, financeiro e orçamentário, indicando até as denominações dos grupos de contas e de muitas contas de primeiro, segundo e terceiro graus. Assim, tanto o Governo Federal como os Governos Estaduais, Municipais e correspondentes autarquias são obrigados a estruturar suas contas em rigorosa consonância com a legislação financeira nacional.
É certo que os planos de contas entre si, em razão da grandeza orçamentária, dos problemas específicos de cada região e de cada local do País. Entretanto, todos eles, sem exceção, em sua estrutura fundamental, obedecem aos padrões legais instituídos pelos pelos Anexos n.º 12, 13, 14 e 15 da Lei Federal n.º 4.320/64.
ANEXOSCLASSIFICAÇÃO DAS CONTAS
As contas têm a função de ordenar o patrimônio e evidenciar os fatos que alteram sua estrutura, elas são o principal instrumento da técnica contábil. São elas:
Patrimoniais – representam bens, direitos e obrigações e o patrimônio líquido.De Resultado – representam as despesa, as receitas, os ganhos e as perdas, ou seja, as operações que provocam alterações no Patrimônio Líquido.
CONTAS ATIVO PASSIVO
Patrimoniais Bens e Direitos Obrigações e Patrimônio Líquido
De Resultado Perdas e Despesas Receitas e Ganhos
Toda empresa obrigada a manter uma estruturação contábil deve efetuar um estudo preliminar sobre quais contas utilizará para registros de suas operações. O resultado deste é uma relação de contas elaborada pelo contabilista que servirá como guia nas tarefas contábeis. Esta relação é conhecida como Plano de Contas.O Plano de Contas é estruturado de forma ordenada e leva em consideração algumas características funcionais, tais como:
Tamanho da empresa – se é micro, pequena, média ou grande empresa.
Ramo de Atividade – de acordo com os objetivos de cada empresa, as características do seu ramo de atividade.
Sistema Contábil – a contabilidade pode ser executada em modalidades diferentes conforme a disponibilidade de recursos materiais e humanos da empresa, pode ser manual, mecanizada ou eletrônica.
Interesse dos usuários – as pessoas que utilizam a contabilidade sejam elas gerentes ou administradores interessados em definir que tipo de informação contábil desejam.
Estrutura do Plano de Contas – as contas patrimoniais que compõem o balanço devem ser dispostas em grupos e grau decrescentes de liquidez para facilitar a interpretação e análise da situação financeira.
As Contas de Resultado, ou seja, receitas e despesas não aparecem no Balanço uma vez que no processo contábil de encerramento de exercício os seus saldos devem ser zerados para apuração do resultado lucro ou prejuízo.
CODIFICAÇÃO DO PLANO DE CONTAS
O Plano de Contas apresentado pode, por exemplo, ser codificado da seguinte maneira: inicia-se com a unidade “1” para todas as contas do Ativo; com a unidade “2” para todas as contas do Passivo; com a unidade “3” para todas as contas do Patrimônio Líquido; com a unidade “4” para todas as contas de Receita e Deduções da Receita e com a unidade “5” para as contas dedutivas no resultados (custos, despesas, participações, etc.). Exemplo:
1. Ativo1.1 Ativo Circulante1.1.1 Ativo Circulante Caixa1.1.2 Ativo Circulante BancosIsto facilita muito o lançamento em sistemas informatizados.
MÉTODO DAS PARTIDAS DOBRADASSegundo a essência do método, hoje universalmente aceito, o registro de qualquer operação implica que um débito ou mais de um débito em uma ou mais de uma conta devem corresponder a um crédito de equivalente em uma ou mais contas, de forma que a soma dos valores debitados seja sempre igual a soma dos valores creditado.”Não há débito(s) sem crédito(s) correspondente(s) ou vice-versa”CONTROLE INDIVIDUAL POR CONTASExemplo: Já existia inicialmente um saldo de 250 portanto com mais um depósito de 200 o saldo passou a ser 450.Conta Caixa Código 1.1.1Data: Operações: Débito Crédito D/C Saldo03/04/00 01 Depósito Banco “X ” 200 *** D 45005/04/00 02 Saque Dinheiro 100 *** C 350RAZÃOÉ um livro não exigido pela legislação comercial, é facultativo. Todavia dado a sua eficiência é indispensável a qualquer tipo de empresa. É instrumento valioso para o desempenho da contabilidade . O registo no razão é realizado em contas individualizadas, assim teremos um controle por conta. Antigamente o razão se atribuía em forma de livro onde para cada página se atribuía ao título de uma conta.
RAZONETEDeriva do Razão é a representação gráfica denominada Conta “T” ou Razonete “T” ou simplesmente Razonete. Afim de resolver o raciocínio contábil e registrar individualmente cada conta. O razonete é muito utilizado nos livros didáticos para apresentar os lançamentos.
A MECÂNICA DO DÉBITO E CRÉDITOTítulo da Conta
Lado do Lado do Débito CréditoQuando fazemos um lançamento contábil no lado direito da conta estamos creditando esta conta e quando fazemos um lançamento no lado esquerdo estamos debitando. Para facilitar o entendimento deste assunto vejamos a definição de alguns termos contábeis:
SALDO – diferença entre o total dos débitos e total dos créditos feitos numa conta em determinado período. Se o valor dos débitos for menor que o dos créditos a conta terá um saldo devedor e se ocorrer o contrário a conta terá um saldo credor.
DÉBITO – significa um investimento de aplicação de capital. Debitamos ou registamos a débito: aumento em contas do Ativo; aumento em contas do Passivo e as Receitas, Rendas, Ganhos e Lucros
CONTAS PATRIMONIAIS / CONTAS DO ATIVO – Os elementos que compõem o Ativo ficam do lado esquerdo do balanço e devem sempre apresentar saldos devedores. Para que uma conta do Ativo tenha saldo devedor é necessário que os aumentos e as diminuições nela ocorridos sejam assim registrados:PARA QUALQUER CONTA DO ATIVO(Exceto as Contas Retificadoras ou Redutoras)Débito Crédito(+) aumentos (-) diminuiçõesCONTAS DO PASSIVO E PATRIMÔNIO LÍQUIDO – desde que as contas do Passivo sempre apareçam do lado direito do balanço deve acontecer com elas o inverso que acontece no Ativo, isto é, os aumentos e diminuições devem ser registradas.PARA QUALQUER CONTA DO PASSIVO(Exceto as Contas Retificadoras)Débito Crédito(-) diminuições (+) aumentos CONTAS DE RESULTADOO resultados obtidos periodicamente pelo confronto entre as contas de receitas, custos e despesas representam uma das principais causas das variações do Patrimônio Líquido. Quando o resultado é positivo aumenta o Patrimônio Líquido e diminui o negativo, assim quando a Receitas for maior que a soma de Custos e Despesas temos Lucro e quando a Receita for menor do que a soma de Custos e Despesas, temos Prejuízo.Assim considerando a equação patrimonial de que Ativo é igual ao Passivo Exigível mais Patrimônio Líquido, ou ainda que Ativo mais Passivo Total e o fato de que o lançamento à crédito aumenta o Patrimônio Líquido concluímos que o Lucro é um lançamento à crédito do Patrimônio Líquido. Como as receitas geram Lucro e os Custos e as Despesas o reduzem vemos que:Têm seus aumentos por crédito.Têm seus aumentos por débito.CONTAS RETIFICADORAS DO ATIV0(Redutoras do Ativo)Estas são contas do Ativo com características de contas do Passivo, assim sendo têm funcionamento inverso as do Passivo, estas contas ficam do lado esquerdo do balanço e devem sempre apresentar saldos credores. Para que um conta do Ativo tenha um saldo credor é necessário que os aumentos e diminuições nela ocorridos sejam assim registrados:As diminuições geram lançamentos à débito e os aumentos à crédito.CONTAS RETIFICADORAS DO PASSIVO(Redutoras do Passivo)Estas são contas do Passivo com características do Ativo, assim sendo, têm função inversa as do Ativo, estas contas ficam do lado direito do balanço e devem sempre apresentar saldos devedores. Para que uma conta do Passivo tenha saldo devedor é necessário que os aumentos e diminuições nela ocorridos sejam assim registrados:As diminuições geram Lançamentos à crédito e os aumentos à débito.RESUMO DO MECANISMO DÉBITO/CRÉDITOPode-se dizer que para os aumentar o Ativo temos um débito e para diminuí-lo temos um crédito. Com o Passivo acontece o inverso, para aumentá-lo temos um crédito e para diminuí-lo temos um débito. Conforme tabela abaixo:BIBLIOGRAFIAANGÉLICO, João. Contabilidade Pública. 8ª edição, São Paulo, Editora Atlas, 1995.BLATT, Adriano. Contabilidade (Filme-Vídeo). Rio de Janeiro: Suma Econômica Pt 2, 1998.IUDICIBUS, Sérgio de e MARION, José Carlos. Contabilidade Comercial. 3ª edição, São Paulo, Editora Atlas, 1995.MARION, José Carlos. Contabilidade Básica. São Paulo, Editora Atlas, 1998.PADOVEZE, Clovis Luis. Manual de Contabilidade Básica. 3ª edição, São Paulo, Editora Atlas, 1996.PADOVEZE, Clovis Luis. Sistemas de Informações Contábeis. São Paulo, Editora Atlas, 1998.