Autoria: Adriano Antonio Stuart
Introdução:
Todas as funções da administração – planejamento, organização, liderança, e controle são necessárias para o bom desempenho da organização. Para apoiar essas funções, especialmente o planejamento e o controle, são de destacada importância os sistemas que fornecem informações aos administradores. Esses sistemas de informações estão ligados ao sistema físico – operacional e surgem da necessidade de desenvolver as operações fundamentais da firma. Podemos dizer até que esses sistemas são criados automaticamente pelas necessidades de administração operacional. Como exemplo: podemos citar: Os sistemas de informações de controle de estoque, de banco de dados de estrutura de produtos de processo de produção, de planejamento e controle da produção.Etc…
Definindo o Sistema de Informação Gerencial
Existem muitas definições do SIG, para nossos propósitos definimos como um método formal de tornar disponíveis para a administração, oportunamente, as informações precisas necessárias para facilitar o processo de tomada de decisão e para dar condições para que as funções de planejamento, controle e operacionais da organização sejam executadas eficazmente. O sistema fornece informações sobre o passado, o presente, e o futuro projetado sobre efeitos relevantes dentro e fora da organização.
O uso da palavra “formal” em nossa definição não pretende negar a importância da rede informal de comunicações no mecanismo de controle da organização. De fato, muitas vezes os administradores detectam problemas antes que apareçam nos relatórios formais de controle, porque estão sintonizados nos boatos. A capacidade dos administradores de manter canais eficazes de comunicação informal, de perceber as implicações das informações que esses canais transmitem, e de avaliar, decidir e agir rapidamente sobre essas informações amplia enormemente a utilidade da SIG.
A Evolução do Sistema de Informação Gerencial
As organizações sempre tiveram algum tipo de sistema de informação gerencial, mesmo que ele não tenha sido reconhecido como tal. No passado esses sistemas eram muito informais em sua montagem e utilização. Só com o advento dos computadores, com sua capacidade de processar e condensar quantidade de dados, o projeto do sistema de informação gerencial se tornou um processo formal e um campo de estudo. A tentativa de usar com eficácias os computadores levou a identificação e ao estudo dos sistemas de informação e ao planejamento, à implementação e à revisão de novos sistemas.
PED: Quando computadores começam a ser introduzido nas organizações, foram usados principalmente para processar dados para algumas poucas funções da organização – usualmente contabilidade e faturamento. Devido às habilidades especializadas que eram requisito para operar os equipamentos caros, complexos e algumas vezes temperamentais, os computadores eram localizados em Departamentos de Processamento de Dados (PED) conhecido como Centro de Processamento de Dados (CPD). À medida que crescia a velocidade e a facilidade de processar dados, outras tarefas de processamento de dados e gerência de informações foram computadorizadas. Para lidar com essas novas tarefas, CPDs desenvolveram relatórios padronizados para o uso dos seus gerentes de operações.
SAD: Um sistema de apoio às decisões (SAD) é um sistema de computação interativo que é facilmente acessível e operado por pessoas não especializadas em computadores, que podem usar o SAD para ajudá-las a planejar e a tomar decisões. (Muitos sistemas de informação criados por praticantes de ciência operacional são, na verdade, sistemas de apoio à decisão). O uso dos SAD tem crescido significativamente, à mediada que avanços recentes de hardware e software de computadores permitem que os administradores tenham acesso ‘‘on-line’’ ou ‘‘em tempo real’’ aos bancos de dados dos sistemas de informações baseados em computadores. O uso disseminado dos microcomputadores permitiu que os administradores criassem seus próprios bancos de dados e manipulassem eletronicamente informações de acordo com a necessidade, em vez de esperar relatórios dos SIG ainda serem necessários para monitorar as operações em andamento, os SAD permitem o uso menos estruturado dos bancos de dados à medida que surge a necessidade de decisões especiais.
IA: Uma das áreas de crescimento mais rápido na tecnologia de informação nos EUA, a inteligência artificial, usa o computador para simular algumas características do processamento humano. Os sistemas especialistas usam técnicas de inteligência artificial para diagnosticar problemas, recomendar estratégicas para enviar ou resolver esses problemas e oferecer uma explicação lógica para as recomendações. De fato, o sistema especialista age como um ‘‘expert’’ humano na analise de situação não estruturadas.
A Importância do SIG para as Empresas
Geralmente há dificuldade para avaliar, de forma quantitativa, qual o efeito benefício de um sistema de informações gerenciais, ou seja, a melhoria no processo decisório.
Entretanto pode-se trabalhar com base numa lista de hipóteses sobre os impactos dos sistemas de informações gerenciais na empresa, o que propicia o executivo um entendimento, ainda que genérico, de sua importância.
Neste sentido pode-se afirmar que os sistemas de informações gerenciais podem, sob determinadas condições, trazer os SIGuintes benefícios para as empresas:
* redução dos custos das operações;
* melhoria no acesso as informações, propiciando relatórios mais precisos e rápidos, com menor esforço;
* melhoria de produtividade, tanto setorial quanto global;
* melhoria nos serviços realizados e oferecidos;
* melhoria na tomada de decisões, por meio de fornecimento de informações mais rápidas e precisas;
* melhoria na estrutura organizacional, por facilitar o fluxo de informações;
* melhoria na adaptação da empresa para enfrentar os acontecimentos não previstos, a partir das constantes mutações nos fatores ambientais;
* otimização na prestação dos seus serviços aos clientes;
* melhor interação com seus fornecedores;
* aumento do nível de motivação das pessoas envolvidas.
Os sistemas de informações, como geradores de informações de caráter decisório, devem ser estabelecidos como processos de comunicação mediante os quais são fornecidos os elementos básicos para as decisões nos vários pontos da empresa.
O SIG auxilia os executivos das empresas a consolidar o tripé básico de sustentação da empresa: quantidade, produtividade e participação. A qualidade não deve estar associada apenas ao produto ou serviço final. A qualidade deve envolver o nível de satisfação das pessoas no trabalho, associado a uma quantidade de vida que se estenda à sua estrutura pessoal, familiar e social.
A produtividade não deve ser abordada como um assunto de tempos e métodos, de ergonomia ou de linhas de produção. Ela deve ir até o nível de produtividade global e consolidar a filosofia de comprometimento de todos para com os resultados parciais e globais da empresa.
Para que a empresa possa usufruir as vantagens básicas do sistema de informações gerenciais, é necessário que alguns aspectos sejam observados, entre os quais podem ser citados:
a) O envolvimento adequado da Alta e Média administração com o SIG;
b) A competência por parte das pessoas envolvidas no SIG
c) O uso de um plano-mestre.
d) A atenção específica ao fator humano da empresa
e) A habilidade dos executivos da empresa para tomarem decisões com base em informações.
f) O apoio catalisador de um sistema de controladoria (contabilidade, custos e orçamentos).
g) O conhecimento e a confiança no SIG.
h) A adequada relação custo X benefício.
Verifica-se que esses aspectos podem proporcionar adequada sustentação de desenvolvimento e implementação do SIG na empresa. E, por conseqüência, o potencial vantagens de um adequado SIG poderá ser mais bem usufruído pelos executivos da empresa.
Vale chamar a atenção para cinco suposições comuns e erradas que têm levado os sistemas de informações gerenciais a fracassarem como solução para todo o tipo de problema empresarial, a saber:
1) O executivo necessita muito de informações mais relevantes;
2) O executivo necessita das informações que deseja;
3) Entregues aos executivos as informações que ele necessita, suas decisões melhorarão;
4) Mais comunicação significa desempenho melhor;
5) Um executivo não tem que saber como funciona um sistema de informações.
Um Intuito de eliminar tais elementos, atualmente trabalha-se com os.Sistemas
em tempo real, de modo a proporcionar sistemas eficientes, devidamente integrados às decisões empresariais, assegurando a validade das ações.
Tecnologias de Apoio
Podemos citar os seguintes:
Leitura Ótica = Tecnologia e sistemas de leitura automática, normalmente. Efetuada por meio do conceito de código de barras.
Scannerização = Tecnologia de copiagem de documentos, com palavras, números ou imagens, transformando – os em entradas de dados para os sistemas de informação.
Coletores Eletrônicos de Dados = Tecnologia de Sistemas de coleta de dados de diversas origens, tipo cartão de ponto de trabalho automático, sistemas de controle de pessoal (crachá eletrônico), etc…
Edi – Troca Eletrônica de Dados = Tecnologias e sistemas de transmissão e retransmissão de informação. Ferramentas importantes para o processo de venda das empresas, bem como de identificação de produtos e pessoas.
Multimídia = Incorporação de som e imagem (vídeo, televisão) aos sistemas de informação. Ferramentas importantes para o processo de venda das empresas, bem como de identificação de produtos e pessoas.
Telecomunicações e Satélites = Incorporação de sistemas e tecnologias para comunicação entre empresas e dentro da empresa, tais como palestras e conferências eletrônicas, reuniões à distância, via rádio, circuito de televisão, sistemas de segurança etc…
Aplicativos Genéricos
Workflow = Sistema de Gerenciamento e distribuição de informações de forma eletrônica de um processo, dentro de uma organização.
Data Warehousing = É um sistema complementar de banco de informações, organizado para permitir que todas as empresas realizem a busca e coleta de dados oriundos de diversas bases e sistemas operacionais. É um armazém organizado de informações de todos os sistemas acessível de forma pretensamente inteligível para qualquer usuário dentro da empresa.
Internet= Rede mundial de computadores que se comunicam entre si, utilizando uma linguagem comum.
Browser= Software que permite e facilita a pesquisa e capacitação de informações dentro de um sistema ou rede de computadores. É utilizado para as redes de Internet e Intranet ou mesmo para sistemas ou subsistemas empresariais.
Cartão de Crédito = O acoplamento da rede mundial de cartões de crédito, junto com a Internet, permite a empresa agilizar o processo de pagamento e recebimento de contas à distância.
Correio Eletrônico= Variações do tema de comunicação e pesquisa eletrônica dentro e fora da empresa. Complementos aos sistemas de comunicações existentes.
E – Mail = Serviço de troca de mensagens entre dois usuários, por meio de computador.
Intranet = Disponibilização de informações da empresa utilizando o padrão WWW (da Internet).